Modèle de plan de formation des employés : Modèle gratuit pour la formation des nouveaux employés

Avez-vous déjà reçu une formation d'intégration une fois que vous avez été accepté en tant qu'employé ? Dans la plupart des cas, la réponse est oui, en particulier lorsque vous êtes embauché pour un poste lié aux personnes, à la technologie et aux opérations.

Maintenant que vous êtes devenu manager, il est temps d'organiser une formation qui aide vos employés à acquérir de nouvelles compétences. Quelle est la lacune que vous avez remarquée et que vous aimeriez combler par des connaissances et de l'expertise ?

Un plan de formation des employés est un excellent moyen d'aider les employés à se qualifier pour l'environnement en transférant certaines activités et certains comportements dans leur mentalité pendant qu'ils effectuent leur travail.

Que vous soyez responsable du service clientèle, directeur marketing, chef d'équipe commerciale, spécialiste des ressources humaines ou propriétaire d'entreprise, un modèle de plan de formation des employés est essentiel pour votre département.

Cet article traite de l'importance des modèles de plan de formation et de la manière de les utiliser. Lisez le sujet jusqu'à la fin pour télécharger le modèle gratuit !

Qu'est-ce qu'un modèle de plan de formation des employés ?

Un modèle de plan de formation des employés est un document qui aide les employés et l'administration à acquérir de nouvelles compétences et connaissances. Le modèle peut être personnalisé pour un département spécifique ou délivré pour guider l'ensemble de l'entreprise dans le développement d'une nouvelle culture, comme le travail à distance ou la transformation numérique.

Le modèle est essentiel car il clarifie les objectifs spécifiques de chaque session de formation et relie ces objectifs à ceux de l'entreprise, ce qui rend la vision plus transparente et orientée vers les objectifs pour les employés.

Quelle est l'importance d'un plan de formation des salariés ?

Un plan de formation des employés est essentiel car il profite aux individus et à l'entreprise à tous les niveaux :

1. Interaction avec les lacunes en matière de connaissances

La formation aidera vos employés à acquérir de nouvelles compétences. La plupart du temps, vos employés souffrent d'une lacune commune qui affecte généralement le travail. La décision devient alors de les combler en ajoutant des connaissances, des ressources actualisées et des stratégies avancées à l'environnement de travail.

2. Améliorer l'efficacité des employés

Chaque session de formation reflète la manière dont l'employé accomplit ses tâches. Les sessions renforcent également la confiance dans les compétences des employés. Par conséquent, la productivité augmente jusqu'à dépasser les limites.

3. La fidélisation des employés augmente

De nombreux secteurs souffrent aujourd'hui d'un taux élevé de rotation du personnel, ce qui affecte la stabilité de l'emploi. En aidant vos employés à acquérir de nouvelles compétences, à actualiser périodiquement leurs connaissances et à améliorer leur expertise, vous pouvez réduire la probabilité d'un départ à la retraite.

L'employé deviendra plus fidèle à votre entreprise, ce qui augmentera sa valeur marchande parmi ses pairs dans la même profession.

4. Mettre l'ensemble de l'entreprise sur la même longueur d'onde

Les objectifs importants de l'entreprise doivent être clairs pour tous les employés, car tous les départements et toutes les personnes ne franchiront pas une ligne particulière pour atteindre ces objectifs. Cela permet d'obtenir un workflows homogène. Ainsi, le plan fera référence à la manière dont ses objectifs servent les principaux objectifs de l'entreprise.

Quels sont les types de plans de formation des salariés ?

Les plans de formation des salariés varient en fonction de plusieurs sous-objectifs. Vous pouvez donc facilement trouver la formation qui correspond le mieux à vos besoins :

1. Plan de formation pour les nouveaux embauchés

Chaque entreprise a un style de communication qui doit être unifié dans tous les départements. Les employés doivent connaître ce style afin de pouvoir communiquer entre eux en toute transparence. La communication est également essentielle dans la gestion des relations avec les clients. Les compétences non techniques et la culture organisationnelle font partie intégrante de tout plan de formation.

Le plan de formation des nouveaux employés comprend l'utilisation des principaux canaux de communication et des modèles de correspondance utilisés dans les messages formels.

Pour certains, la santé et la sécurité au travail font partie du plan de formation à l'intégration. Dans certains cas, la formation au développement du leadership est essentielle pour les postes de direction.

2. Plan de formation au service à la clientèle et à la vente

Ce type de formation est dispensé dans toutes les entreprises qui disposent d'un service clientèle interne et d'équipes de vente. Les BPO organisent également ce type de formation avec chaque nouveau lot embauché. Les recruteurs emploient des personnes qualifiées, mais l'entreprise a besoin que les agents s'engagent à respecter la voix et l'image de la marque. Ainsi, les agents vendront et représenteront l'entreprise d'une manière qui correspond à la marque.

3. Plan de formation technique

Toute entreprise du secteur SaaS ou informatique doit fournir une assistance technique à ses clients. C'est pourquoi les ingénieurs d'exploitation reçoivent une formation technique pour comprendre comment le système ou l'application est développé et quels sont les problèmes auxquels les clients peuvent être confrontés. Le plan comprend une visite des capacités du système et des méthodes de résolution et d'analyse des problèmes.

Pourquoi le modèle de plan de formation des employés est-il important ?

Le modèle de plan de formation est essentiel pour garantir une stratégie applicable qui prouve son efficacité ; il est également facile à réviser et à mettre à jour. Le modèle est :

1. Un point de départ pour toute nouvelle formation

La principale raison d'être de la formation est la réalisation d'objectifs spécifiques. À l'aide du modèle de formation des salariés, il est facile de répondre aux questions suivantes :

• Quel est l'objectif principal de la formation ?
• Qu'attend-on de l'employé après la formation ?
• Quels sont les résultats de la formation ?
• Quels sont les indicateurs clés de performance de la formation ?

2. Un déclencheur pour d'autres plans de formation des employés

Le modèle est considéré comme un document important qui évalue le succès de la formation. C'est pourquoi la confiance des entreprises dans l'organisation de futures sessions de formation augmente progressivement. Cela permet de réduire le nombre d'erreurs par rapport aux formations précédentes.

3. Une présentation détaillée de l'expérience de formation attendue

Le modèle peut être accessible non seulement par la direction et l'administration, mais aussi par les employés, qui peuvent voir le matériel d'apprentissage et les compétences qu'ils acquerront à la fin de la formation. De plus, l'envoi du modèle préparera l'état d'esprit de l'employé à interagir parfaitement avec la (les) session(s).

En outre, les employés doivent donner un retour d'information à la fin de la formation. Ils doivent indiquer si le modèle les a aidés à développer les bonnes attentes ou non.

Comment élaborer un plan de formation pour les employés

Malgré la diversité des formes et des objectifs de formation, certains se concentrant sur les aspects théoriques tandis que d'autres se soucient davantage des aspects pratiques, il existe toujours des étapes fixes pour développer une formation pour les employés, qui sont les suivantes :

1. Découvrir les lacunes en matière de connaissances

Avant de définir les objectifs de la formation, vous devez déterminer les faiblesses et les lacunes en matière de connaissances que la formation devra combler.

Les points faibles apparaissent clairement lorsque des heurts se produisent en interne ou entre un représentant de l'entreprise et un client. Les questions, les défis et les problèmes peuvent vous déranger, mais ils sont toujours une bénédiction, car ils vous aident à découvrir ce à quoi vous devez remédier le plus rapidement possible.

Vous pouvez donc relier la formation à la conclusion d'une affaire, à la négociation, à la résolution de problèmes, etc. Vous pouvez facilement relier la formation aux objectifs généraux de l'entreprise sur la base des commentaires. À ce stade, vous devez déterminer les éléments suivants :

• Quelle est la lacune en matière de connaissances/le défi/la question ?
• Comment cette lacune a-t-elle été identifiée ?
• S'agit-il d'un problème privé dont souffre un département particulier ou d'un problème général ?

2. Déterminer les objectifs de la formation

Après avoir déterminé l'écart et la manière dont il affecte l'efficacité du flux de travail, vous pouvez facilement relier la formation aux objectifs d'amélioration des compétences des employés et de développement personnel. À ce stade, vous devez déterminer si les compétences requises sont mentales, comme l'étude de nouveaux services, d'outils avancés de résolution de problèmes et l'ajout de nouvelles fonctionnalités aux solutions.

Ces compétences comprennent la communication active, la négociation, la positivité et peut-être les émotions. Dans un autre cas, la formation lie les compétences mentales et émotionnelles.

3. Catégoriser le plan de formation

En fonction des besoins de l'entreprise et de ses objectifs, vous pouvez facilement déterminer le type de formation approprié dont nous avons déjà parlé. Vous pouvez ensuite déterminer les étapes à prendre en compte.

La formation peut être dispensée en interne avec l'aide de chefs d'équipe, de superviseurs ou même de managers. L'externalisation est une autre solution applicable qui permet à des instructeurs extérieurs à l'entreprise de dispenser des connaissances cruciales pour le développement des compétences.

4. Identifier les indicateurs clés de performance de la formation

Comment savoir si la formation a été un succès ou un échec cuisant ? Dans cette étape, vous devez déterminer les facteurs clés de succès qui mesurent l'efficacité de la formation. Quel que soit le type de formation, vous devez évaluer les éléments suivants :

• le degré de compréhension du matériel pédagogique
• Le niveau d'engagement des participants
• Le taux de satisfaction de la formation
• La durée de la formation
• Lieu de la formation
• Durée de la formation
• Lien entre la formation et les tâches des employés

D'autres indicateurs mesurent l'efficacité de la formation à long terme. Vous pouvez illustrer cela par le retour sur investissement, la réduction du pourcentage d'erreurs répétées et d'autres indicateurs qui reflètent l'amélioration des performances de l'équipe et de la qualité du service ou du produit offert par votre entreprise.

5. Fixer un délai pour la formation

Fixez un délai qui réponde aux besoins de l'entreprise et fournisse une formation similaire à celle d'autres entreprises du même secteur. Ainsi, la durée est compatible avec la valeur ajoutée de la formation.

L'équilibre est essentiel dans ce cas. Les stagiaires ne doivent pas avoir l'impression d'être gavés de connaissances inutiles, ce qui les ennuierait.

En même temps, les stagiaires doivent avoir l'impression d'avoir manqué quelque chose. Il convient de mentionner que la formation peut atteindre 8 heures dans certains cas, ce qui correspond à une heure de travail complète.

6. Indiquer les ressources de connaissances utilisées

Identifier les références sur lesquelles la formation est construite permet à l'employé de se sentir en confiance. En outre, le fait de partager les références avec les participants peut les inciter à en savoir plus sur le sujet abordé pendant la formation, ce qui sert en fin de compte les objectifs de l'entreprise.

Quels sont les éléments d'un modèle de plan de formation des salariés ?

Les éléments de chaque modèle de plan varient en fonction du type de formation ciblée et du poste pour lequel la formation est dispensée. Toutefois, il existe des facteurs communs, tels que

1. L'écart de connaissances

Tout d'abord, vous devez déterminer le déficit de connaissances que vous avez constaté et la manière dont il vous a été révélé. Par exemple, il a été signalé à plusieurs reprises que les agents du service clientèle ne possédaient pas suffisamment de principes de professionnalisme et d'intelligence sociale.

Lorsque l'assurance qualité a contrôlé les appels au hasard, il a été prouvé que le ton des agents changeait lorsque le client se mettait en colère. Le pourcentage d'appels de mauvaise qualité a atteint 20 %.

Le fait de gérer la colère de manière inappropriée peut conduire les clients à quitter la marque et à éviter de traiter avec elle.

2. Objectifs

Cet élément englobe les objectifs que l'entreprise souhaite atteindre. Ainsi, le modèle discute des objectifs de formation en termes de points qui soutiennent les objectifs généraux de l'entreprise.

La formation vise à développer les compétences des employés, ce qui influencera en fin de compte le développement de l'établissement. Pour reprendre l'exemple précédent, les agents du service clientèle devraient en apprendre davantage sur l'empathie. Il s'agit d'un élément crucial pour la réussite du service à la clientèle, qui doit être pratiqué plusieurs fois jusqu'à ce qu'il devienne partie intégrante de l'état d'esprit.

3. Plan d'action

Le plan d'action peut varier d'une formation à l'autre. Toutefois, les étapes doivent être clairement définies à partir des activités, des exercices et des formes d'interaction nécessaires. Le plan doit être détaillé afin qu'il puisse être facilement mis en œuvre comme prévu.

Le plan d'action peut être rédigé en plusieurs points, comme suit :

• Mise en place de différents scénarios pour former les employés à l'empathie.
• Déterminer les expressions les plus utilisées pour envoyer des signaux positifs lorsque l'on traite avec des clients en colère.
• Guider les agents pour qu'ils adoptent le bon ton afin d'aider les clients en colère à les accepter et à interagir avec eux.
• Observer et suivre les agents qui se caractérisent par cette compétence.
• Commencer à recevoir des appels et observer les stagiaires.

4. Attentes de l'employeur à l'égard des stagiaires

La formation ne se termine jamais lorsque les stagiaires ont terminé leurs heures de travail, mais lorsqu'elle atteint enfin son objectif. C'est à ce moment-là que les compétences des employés s'améliorent. Vous devez contrôler les performances des stagiaires dans des activités spécifiques afin de prouver que le plan a réussi.

La durée de la formation varie d'une formation à l'autre. Une formation spécifique peut prendre plus de temps qu'une autre. Par exemple, on attend des employés qu'ils traitent mieux les appels de manière à ce que les appels de mauvaise qualité ne représentent plus qu'un appel sur 25.

5. ICP de la réussite

Le modèle doit mentionner les indicateurs de réussite que vous examinez d'un point de vue statistique et pratique et qui prouvent le succès de la formation. Cela se reflétera dans les taux de satisfaction de la clientèle à court terme et augmentera la rétention à long terme,

Comment utiliser le modèle de plan de formation des employés

Le modèle de plan de formation des salariés joue un rôle crucial dans l'enregistrement des étapes suivantes :

1. Exploration des lacunes en matière de connaissances
2. Définir les objectifs
3. Déterminer les étapes de la formation
4. Discuter de ce que l'employeur attend de l'employé après la formation
5. Présenter les succès

Qui bénéficie d'un modèle de plan de formation des salariés ?

Plusieurs parties bénéficient du modèle, la plus importante étant le service des ressources humaines, qui gère le processus. En outre, le service qui recevra la formation, en examinant le modèle, sera plus à même de mettre en œuvre ses objectifs. Le modèle aide également les responsables de service à déterminer la qualité de la formation organisée.