نماذج تقارير مندوبي المبيعات

مع تزايد أعداد الصفقات التي تتولى إدارتها والمطالب منك إتمامها قد تقع الكثير من المتاعب نتيجة سوء التنظيم.

كمسؤول مبيعات تحتاج إلى إدارة علاقات العملاء بذكاء ومتابعة حالة كل صفقة وموقف كل عميل من العرض المقدم إليه. فكل عميل يمثل حالة خاصة ويحتاج إلى اتخاذ الإجراء السليم معه لتشجيعه على اتخاذ القرار الأنسب لشركته والمفيد لشركتك.

تعرف على تقارير مندوبي المبيعات والتي تحتاج إلى إعدادها كمشرف على فريق مبيعات أو مدير القسم. اقرأ المقال إلى النهاية حتى تحصل على أحد أفضل نماذج تقارير مندوبي المبيعات جاهز للتحميل مجانًا!

ما هي نماذج تقارير مندوبي المبيعات؟

نماذج تقارير مندوبي المبيعات هي مجموعة من النماذج مكونة من تقرير أو أكثر يتناول قمع المبيعات الذي تولى المندوب(ون) مسؤوليته ويُفَصل حالة كل عميل والمرحلة التي تحتلها الصفقة من مسار المبيعات بعد انتهاء فترة محددة، قد تكون شهر أو ربع سنة أو غيرها. توضح تقارير المبيعات القيم المتوقعة لكل صفقة. كما توضح إجمالي المبيعات المحققة وتقارنها بالمستهدف.

ما أهمية تقارير مندوبي المبيعات؟

توجد عدة نقاط تختصر مميزات التقارير التي يقدمها مندوبو المبيعات. وهي كما يلي:

١. التأكد من مدى كفاءة خطة المبيعات

كل مندوب مبيعات يتحمل مسؤولية تنفيذ جزء من خطة المبيعات للعام المالي. قد تظهر كفاءة الخطة من عدمها في مدة تتراوح ما بين شهر إلي ثلاثة أشهر، فيها يتم مراجعة النتائج المحققة ومقارنتها بالمتوقع. كما تتحدد طبيعة العملاء وتتعين الفئة المستهدفة التي تتضمنها الصفقات الناجحة.

٢. متابعة كل مرحلة من رحلة البيع

مع متابعة العملاء الذين وصلوا إلى المرحلة الأخيرة في قمع المبيعات وهي إتمام الصفقة. يمكن استخدام خطواتهم كمصدر لمسار المبيعات يمكن الاعتماد عليه. فيصبح من السهل التنبؤ بخطوات العميل التالية. فكل مرحلة مرتبطة بمدة محددة من الوقت غالبًا لا يخرج العميل المحتمل عن نطاقها.

٣. معرفة أداء مندوب المبيعات

يتضمن تقرير مندوب المبيعات أنشطة كل مندوب خلال فترة محددة. فيوضح حجم المكالمات التي أجراها وعدد الصفقات التي أتمها وعدد الاجتماعات التي أجراها وحجم المبيعات التي حققها. كما يتضمن التقرير الأنشطة المتوقع من المندوب أدائها مع كل عميل سواء كانت مكالمة أم اجتماع أم غيرها.

٤. تحسين عمليات البيع

بمتابعة الأنشطة والعمليات التي تمر بها كل عملية بيع تتضح الرؤية للمندوب. فيعرف أفضل المسارات لإتمام كل صفقة بدأها على حسب تصنيفه للعميل وطبيعة احتياجاته. مع الوقت، تستطيع تطوير حلول جديدة لإغلاق الصفقات بشكل أسرع.

ما عناصر تقارير مندوبي المبيعات؟

تتكون تقارير مندوبي المبيعات من عناصر رئيسية يمكن الإضافة إليها حسب الحاجة، وهي كما يلي:

١. حالات العملاء

هي عبارة عن وصف لحالة العميل بناء على رحلته نحو الشراء أو الإجراءات والأنشطة التي تم تنفيذها معها. يمكن أيضًا التعبير عن كل حالة بنسبة متوقعة لإغلاق الصفقة، زيادة النسبة تعبر عن احتمال أكبر لإغلاق الصفقة.

٢. الأهداف

لكل مندوب مبيعات هدف خاص به. ينبغي أن يتم ذكره في التقرير حتى يمكن مقارنة النتائج التي حققها المندوب إلى هذه اللحظة بالرصيد المستهدف.

٣. التوقعات

تقع على المندوب مسؤولية تحديد بعض التوقعات منها تاريخ إتمام الصفقة بناء على تعاملاته مع العميل. كما ينبغي أن يوضح قيمة المبلغ المتوقع استلامه من العميل مقابل الخدمات أو المنتجات التي يتم التفاوض عليها.

٤. الإجراء اللاحق

يتضمن هذا العنصر النشاط أو الإجراء المتوقع من المندوب تنفيذه في سبيل استكمال قمع المبيعات إلى نهايته.

٥. بيانات العملاء والمندوبين

ينبغي توضيح اسم العميل والمسمى الوظيفي لبيان مدى قربه من صناعة القرار مع ذكر اسم الشركة ومجال عملها إن أمكن. هذا في حالة أن شركتك تقدم خدمات لأعمال أخرى.

كيفية استخدام نماذج تقارير مندوبي المبيعات

حتى يمكنك استخدام نماذج تقارير مندوبي المبيعات بأفضل طريقة، يُفضل اتباع الآتية:

١. حدِّد مراحل البيع

بناءً على احتياجات عملك تصمم قمع المبيعات المناسب. غالبًا ما يتم تقسيمه إلى خمسة مراحل أو أكثر.

٢. ضَع أهداف مرتبطة بوقت

بناءً على الهدف الذي حددته كقائد الفريق أو مدير المبيعات للسنة، يتم تقسيم الأهداف على الفِرَق، ويصبح كل فرد مطالب بتحقيق هدف خاص به.

٣. سَجِّل بيانات العملاء

ينبغي أن تسجل بيانات العملاء الذين تم تكليفك بإدارة صفقاتهم حتى تتمكن من تحديد الحالة الحديثة لكل صفقة.

٤. عيِّن حالة كل عميل

ينبغي أن توضح الحالة التي وصل إليها كل عميل في رحلته نحو الشراء، حتى تستكمل الصفقات المُعلقة في الشهور التالية.

٥. أضِف المبالغ المستلمة بشكل تراكمي

قد لا تكون أول صفقة تعقدها مع العميل. في هذه الحالة، رصيد العميل ليس صفريًا، وكل مبلغ جديد تستلمه الشركة من العميل يضاف إلى حسابه.

٦. وضِّح الصفقات التي تحتاج إلى متابعات عاجلة

هناك حالات تستدعي منك اهتمامًا خاصًا نظرًا لعدم التواصل منذ مدة طويلة. لهذا تضع لها الأولوية بناءً على تاريخ آخر تواصل. في حالة أن آخر تواصل مع عميل كان منذ أسبوع، بينما آخر تواصل مع عميل آخر كان منذ أربعة أيام،  تصبح الأولوية للعميل الأول.

مَن المستفيدين من نماذج تقارير مندوبي المبيعات؟

توجد العديد من الأطراف المستفيدة من نماذج تقارير مندوبي المبيعات أهمها بلا شك مندوب المبيعات ومشرفه ومدير قسم المبيعات. كما أن مجلس الإدارة ينبغي أن يطلع على هذا النوع من التقارير حتى يتمكن من معرفة تقييم قسم المبيعات.