نموذج جاهز للتحميل لتدريب الموظفين الجدد

تظهر حاجة الشركات إلى تدريب موظفيها في عدة حالات. مع وصول دفعة جديدة من الموظفين وحصولهم على مسميات وظيفية معينة مثل مندوبي خدمة العملاء، قد تحتاج إلى تنظيم تدريب في شركتك يوضح المتوقع تحقيقه من أهداف والسلوكيات والأنشطة التي ينبغي تبنيها لتعبر عن بيئة العمل المرجوة.

تُظهِر حالة أخرى الحاجة إلى تنظيم تدريب، وذلك حين تتواجد فجوة عامة لدى موظفي قسم محدد في أحد المهارات. هذه الفجوة أثرت على تعاملات الشركة مع عملائها ومعدل أرباحها أو غيرها من النتائج السلبية، لهذا وجب تنظيم تدريب.

نستعرض نموذج خطة تدريب الموظفين فيما ذكرناه من حالات وحالات أخرى. لتحصل على أفضل النماذج وتعرف كيفية استخدامها، أكمِل المقال إلى النهاية

ما هو نموذج خطة تدريب الموظفين؟

نموذج خطة تدريب الموظفين هو مستند تستخدمه الشركة لتحديد أهداف تدريب موجه لفريق محدد بداخلها أو لطاقم العمل ككل. يتضمن المستند النتائج المتوقعة من التدريب وخطته في شكل بنود وأنشطة يتأكد المشرف على التدريب تحقيقها خلال الجلسات.

الهدف من التدريب هو اكتساب الموظفين المهارات اللازمة التي تؤهل الشركة تحقيق أهدافها قصيرة الأجل وطويلة المدى، وغالبًا ما يكون جزء من خطة تطوير متكاملة.

ما أهمية خطة تدريب الموظفين؟

ترجع أهمية التدريب إلى عدة نقاط. حيث تعود بالنفع على الأفراد والمؤسسة ككل فيما يلي:

١. التفاعل مع فجوات المعرفة

يساعدك التدريب في ملء الفراغات المعرفية والمهارية لدى موظفيك. دائمًا ما يكون هذا النقص مشترك ويؤثر على العمل في المجمل، لهذا تلجأ إلى تطوير هذه المهارات لدى الموظفين.

٢. رفع مستوى كفاءة الموظفين

كل تدريب يحصل عليه الموظف ينبغي أن ينعكس على طريقة أدائه للمهام. كما تدعم جلسات التدريب الموظفين في من خلال زيادة الثقة في مهاراتهم مما ينعكس على إنتاجيتهم.

٣. زيادة احتمالية بقاء الموظفين

كثير من المجالات تعاني الآن من معدلات رحيل مرتفعة مما يهدد استقرار العمل. من خلال عقد محاضرات تدريبية تضمن ولاء الموظفين لشركتك. في حالة أن التدريب المتوفر يضيف إلي مهارات الموظف ترفع من قيمته العملية في سوق العمل، تفرض بعض الشركات شروطًا بعدم رحيل الموظف خلال مدة محددة حتى تكون أول المستفيدين مما قدمته لموظفيها.

٤. تنظيم سير العمل في نفس الاتجاه

أن تكون لدى الشركة أهداف محددة يتفق عليها جميع الموظفين يدفع العمل على السير في تناغم نجو اتجاه محدد. فتصبح كل مهمة مرجعها الأساسي أهداف الشركة وكيف يمكن لهذا النشاط خدمتها.

ما هي أنواع الخطط التدريبية للموظفين؟

تتنوع الخطط التدريبية للموظفين لتخدم أكثر من هدف وتخصص، فتجد أن أغلب الفصول التدريبية التي تنظمها الشركات تكون كالتالي:

١. خطة تدريب الموظفين الجدد

كل شركة لديها استراتيجية مفضلة في التواصل تنظم العلاقات بين الأفراد والأقسام الداخلية ومع العملاء والشركاء. دائمًا ما يكون الهدف الأساسي من هذا التدريب هو التعرف على الثقافة التنظيمية للشركة وتحديد أفضل قنوات التواصل والأسلوب المناسب في المراسلات الرسمية. تسمى هذه الاستراتيجية بخطة تدريب الموظفين الجدد.

كما يمكن اعتبار التدريبات المتعلقة بالصحة والسلامة المهنية وكذلك إعداد القادة ضمن هذا النوع. غالبًا ما يتعرض لها الموظف مرة واحدة على الأقل خلال حياته العملية.

٢. خطة تدريب خدمة العملاء والمبيعات

يحدث هذا النوع من التدريب في جميع الشركات المتعهدة بإدارة مراكز الاتصال لعلامات تجارية وكذلك في الشركات التي تدير الاتصال من داخلها. في هذه الحالة، يتعرف المندوب على خدمات الشركة ومنتجاتها والعروض وكيفية البيع والتفاوض وحل المشكلات. في هذا التدريب يحصل المندوب على جميع المهارات التي تؤهله لبناء علاقة قوية مع العملاء.

٣. خطة تدريب تقني

التدريب التقني أو الفني هو الخاص بخدمات الدعم الفني لأي شركة. في هذا التدريب، يحصل الموظف على مهارات إدارة الأنظمة وحل مشكلاتها تبعًا للخصائص التي ينتظرها العميل. لهذا يكون هذا التدريب عبارة عن تطبيق عملي يدرس فيه الموظف إمكانيات النظام أو التطبيق أو الخدمة، ويستمع ويشاهد طرق التعامل مع كل مشكلة.

لماذا يعد نموذج خطة تدريب الموظفين مهمًا؟

يعد نموذج خطة تدريب الموظفين أمر أساسي لضمان تنفيذ تدريب باستراتيجية واضحة قابلة للتطبيق، وتجد مميزاته كما يلي:

١. يمثل نقطة البداية لكل فكرة تدريب

السبب الرئيسي من التدريب هو تحقيق أهداف محددة. من خلال النموذج، يمكن تحديد الأفكار الأساسية. فالنموذج يجيب عن الأسئلة التالية:

• هدف / أهداف التدريب
• المتوقع من الموظفين بعد إتمام التدريب
• نتائج التدريب
• مؤشرات قياس نجاح التدريب

٢. يشجع الشركة على تنظيم المزيد من خطط التدريب

يعد النموذج وثيقة أساسية تقيِّم نجاح التدريب. لهذا تزيد ثقة الشركة مع كل تدريب تنظمه. فتقل عيوب وأخطاء كل دورة عما سبقها.

٣. يوفر تجربة واضحة التفاصيل للموظف

يمكن مشاركة النموذج مع الموظفين حتى يتمكنوا من تحديد المعرفة الرئيسية المتوقع منهم تعلمها والمهارات التي سيكتسبونها بنهاية التدريب. كما أن إرسال النموذج يحضر العقلية المناسبة التي من المنتظر أن يتفاعل من خلالها الموظف مع الجلسات. كما تسهل عملية التقييم، فبناء على النموذج يصنع الموظف توقعات يقارنها بما انتهى إليه التدريب.

كيفية عمل خطة تدريبية للموظفين

على الرغم من اختلاف أشكال التدريب وأهدافه، فمنها ما هو نظري ومنها العملي، إلا أنه توجد خطوات ثابتة لإعداد خطة تدريبية للموظفين، وهي كالتالي:

١. استكشف فجوات المهارات والمعرفة

قبل أن تضع أهداف التدريب، ينبغي أن تحدد نقاط الضعف التي اكتشفتها في الشركة وتحتاج إلى التعامل معها. نقاط الضعف بالمهارات تظهر في إدارة المواقف وحل المشكلات وإتمام الصفقات. بناء على هذه الملاحظات، يمكن تحديد ربط التدريب بأهداف الشركة العامة. في هذه المرحلة، ينبغي تحديد العناصر التالية:

• ما هي الفجوة؟
• كيف تم اكتشاف الفجوة؟
• هل هي مشكلة يعاني منها قسم محدد أم إجمالي الموظفين؟

٢. عيِّن أهداف التدريب

بعد تحديد نقاط الضعف وتأثيرها على سير العمل نحو  تحقيق الهدف الأهم، يمكن ببساطة تحديد الأهداف المرتبطة بتنمية معرفة الموظفين ومهاراتهم. في هذه المرحلة، ينبغي تحديد إذا كانت المهارات الواجب تعلمها ذهنية مثل: معرفة خدمات جديدة وطرق لحل المشكلات وتطوير الخصائص، أم أنها عاطفية ونفسية مثل: مهارات التواصل والتفاوض والتعاطف والمحافظة على الإيجابية أم أنها مزيج من النوعين.

٣. صنِّف خطة تدريب الموظفين

بناءً على الاحتياجات والأهداف، يمكن بسهولة تحديد نوع التدريب المطلوب مما سبق وتناولناه. بناءً على هذا التصنيف، يمكن تحديد أفضل الخطوات لتنفيذها. يمكن وقتها بدء التواصل مع المحاضِر المتخصص في تقديم هذا النوع من التدريبات مع توضيح الأهداف. أما في حالة أن المحاضر من داخل الشركة، فسيكون مطلع على الأمر كله من البداية، خطوة بخطوة.

٤. عرِّف مؤشرات قياس النتائج

كيف تفرِّق بين نجاح التدريب وفشله بعد انتهاءه؟ في هذه الخطوة ينبغي تحديد المؤشرات الرئيسية التي تقيس كفاءة التدريب. بغض النظر عن  التدريب المقدم، ينبغي أن تقيِّم التالي:

• استيعاب الموظفين للمحتوى
• تفاعل الحضور مع المدرب
• رضا الموظفين عن التدريب
• توقيت التدريب
• مكان التدريب
• مدة التدريب
• مدى ارتباط التدريب بمهام الموظفين

توجد مؤشرات أخرى، تقيس كفاءة التدريب على المدى الطويل والتي توظفها في شكل عائد على الاستثمار ROI أو نسبة تقليص تكرار الأخطاء وغيرها من المؤشرات التي تعكس تحسن أداء الفريق وجودة خدمات أو منتجات توفرها شركتك.

٥. ضع إطار زمني لورشة التدريب

ينبغي وضع إطار زمني يتوافق مع احتياجات العمل ويتناسب مع ورش التدريب المشابهة. فتراعي المدة القيمة التي توفرها التدريب. التوسط مطلوب، من خلال تحقيق التوازن المثالي، لا يشعر المتدرب بتجاهل معلومات تهمه ولا يشعر بأنه يتلقى معرفة لن يستخدمها. قد يصل التدريب في بعض الأحيان إلي ثماني ساعات أي ما يساوي يوم عمل كامل.

٦. حدِّد مصادر المعرفة المستخدمة

تحديد المصادر التي بني على أساسها التدريب يشعر الموظف بالثقة. كما أن مشاركة هذه المصادر، قد يدفع الموظف إلى الاستزادة في المعرفة من نفس البنود وهو ما يخدم أهداف الشركة في النهاية.

ما عناصر نموذج خطة تدريب الموظفين؟

قد تختلف عناصر كل نموذج خطة تدريب حسب النوع المستهدف والوظيفة المعد لها التدريب. رغم ذلك توجد عناصر مشتركة وهي كالتالي:

١. الفجوة المعرفية

ينبغي أن توضح في النموذج الفجوة المعرفية التي اكتشفتها، وظروف اكتشافها. فعلى سبيل المثال، ظهور أكثر من شكوى تجاه مندوبي خدمة العملاء بدعوى انخفاض مستوى المهنية واللباقة. بمراجعة قسم الجودة لمكالمات عشوائية ثبُت تغير نبرة المندوب وتفاعله مع غضب العميل بشكل سلبي لتصل نسبة المكالمات منخفضة الجودة إلى 20%. مواجهة الغضب بغضب تؤدي إلي رحيل العميل وتجنبه التعامل مع العلامة التجارية.

٢. الأهداف

هذا العنصر يتناول الأهداف التي يسعى العمل إلى تحقيقها. فيناقشها في شكل نقاط واضحة تخدم أهدافه الرئيسية. فالتدريب يهدف إلى تطوير مهارات الموظفين والذي ينعكس على نمو منشآتك في النهاية. إذا استكملنا المثال السابق، يحتاج المندوبون في الشركة السابقة إلى تعلم مفهوم التعاطف empathy وهو عنصر أساسي وراء نجاح خدمة العملاء ويعتمد على ممارسته بأكثر من مكالمة لاعتياده.

٣. خطة العمل

تختلف خطة العمل من تدريب لآخر. فينبغي أن تكون الخطوات واضحة من أنشطة وتمارين وأشكال التفاعل المطلوب تنفيذه. ينبغي أن تكون الخطة في النموذج واضحة ومفصَّلة حتى يمكن تطبيقها كما هو متوقع. يمكن صياغة خطة العمل في شكل نقاط مثل:

• وضع سيناريوهات عملية تُمرن الموظفين على التعاطف.
• تحديد التعبيرات المناسبة للتعامل مع العملاء الغاضبين.
• إرشاد المندوبين إلى نبرة الصوت التي يقبلها العميل الغاضب.
• استخدام تقنية الظل ومتابعة الأفراد الذين يمتازون بهذه المهارة.
• بدء استقبال المكالمات ومتابعة المتدربين.

٤. المتوقع من الموظف بعد التدريب

لا ينتهي التدريب باكتمال ساعاته ولكن بتحقيق الغرض منه. فتتغير مهارات الموظفين إلى الأفضل. فينبغي متابعة أداء الموظفين في صيغة آنشطة محددة تعبر عن نجاح الخطة التدريبية. تختلف مدة المتابعة من تدريب إلى آخر، فقد يحقق تدريب هدفه في مدة أطول بالمقارنة بغيره. فعلى سبيل المثال، يصبح المتوقع من الموظف أن تصل نسبة المكالمات منخفضة الجودة إلى مكالمة واحدة من بين ٢٥ مكالمة.

٥. مقاييس النجاح الأساسية

ينبغي أن يذكر النموذج مقاييس النجاح التي يمكن الرجوع إليها من الناحية الإحصائية والعملية، والتي تثبت نجاح التدريب. فمثلًا، تنعكس الخطة التدريبية على معدلات رضا العملاء على المدى القصير ونسبة الاحتفاظ بهم على المدي الطويل.

كيفية استخدام نموذج خطة تدريب الموظفين

لنموذج خطة تدريب الموظفين دور أساسي في تسجيل المراحل التالية:

١. استكشاف فجوات المهارات والمعرفة

٢. وضع الأهداف

٣. تحديد خطوات التدريب

٤. تعيين المتوقع من الموظف بعد التدريب

٥. عرض مؤشرات نجاح التدريب

مَن المستفيدين من نموذج خطة تدريب الموظفين؟

تستفيد عدة أطراف من النموذج، أهمها قسم الموارد البشرية، والذي يدير العملية. كما أن القسم الذي سيحصل على التدريب بمراجعته للنموذج تصبح لديه القدرة الأكبر على تنفيذ أهدافه. كما أن النموذج يساعد مديري الأقسام في تحديد مدى جودة التدريبات المنظمة.