Comment utiliser la numérotation sortante dans le marketing ?

Gestion des campagnes d'appels sortants pour une meilleure productivité

L'époque où les agents devaient composer manuellement des milliers de numéros de téléphone de clients pour promouvoir un nouveau produit ou rappeler aux clients qu'ils doivent renouveler leur contrat est révolue. La composition manuelle des numéros de téléphone est désormais remplacée par un système de gestion des campagnes d'appels sortants. De nombreuses entreprises l'utilisent déjà pour gérer leurs campagnes et améliorer leurs ventes, leur service à la clientèle et leur marketing.

La mise en œuvre de cette gestion de campagne est très simple et vous pouvez également l'appliquer à votre entreprise. Commençons donc par comprendre ce qu'est cet outil de gestion des campagnes.

Qu'est-ce que la gestion des campagnes d'appels sortants ?

La gestion automatisée des appels sortants passés par votre entreprise à une liste de clients est appelée gestion des campagnes sortantes. Bien qu'elle implique la gestion d'appels, elle est très différente de la gestion d'appels entrants.

Pour une campagne d'appels sortants, les exigences en matière de demande sont limitées et généralement connues à l'avance. La demande, dans ce cas, est le nombre de personnes qu'il faut atteindre dans un temps donné.

En outre, dans le cas des appels sortants, le script est généralement connu et peut être chronométré. La probabilité que la durée de l'appel varie est donc minime.

Comme la plupart des variables impliquées dans ces campagnes sont déjà connues, les campagnes peuvent facilement être automatisées afin d'obtenir de meilleurs résultats et d'améliorer la productivité des agents impliqués dans le processus.

Pourquoi votre entreprise doit-elle mettre en place une gestion des campagnes d'appels sortants ?

Lescampagnes sortantes sont menées par les entreprises pour un certain nombre de raisons, quel que soit le secteur dans lequel elles opèrent.

Voici une liste des principales raisons pour lesquelles les entreprises mènent des campagnes d'appels sortants.

Vente croisée ou incitative de vos produits

Réaliser des enquêtes pour connaître la satisfaction des clients

Appeler à froid les prospects et les clients potentiels

Fournir des informations sur les offres festives à venir

Vérification des données

Mise à jour des informations sur les clients, telles que les courriels, les adresses, etc.

Informer le client de toute mise à jour importante de votre service

Augmenter le retour sur investissement de votre campagne de marketing existante

La liste est encore longue. Les entreprises utilisent déjà des campagnes sortantes pour diverses raisons. Mais les gèrent-elles correctement ?

Un logiciel de gestion des campagnes sortantes vous aide à gérer vos appels sortants afin d'obtenir des résultats optimaux.

Le composeur automatique améliore la productivité des agents : l'outil de gestion des campagnes d'appels sortants aide vos agents à se débarrasser des longues feuilles Excel contenant les numéros de contact des clients. Il suffit de télécharger les contacts de vos clients et le composeur automatique intégré passe les appels pour le compte des agents.

-Améliorez la séparation des appels d'un cran : Les files d'attente prioritaires vous aident à organiser votre flux d'appels en créant des files d'attente dédiées en fonction du service, de la langue et d'autres caractéristiques. Vos agents n'ont plus besoin de jongler simultanément avec différents types d'appels.

-Offrez à vos clients une expérience personnalisée : Vos agents peuvent connaître vos clients avant même de commencer à leur parler. Une fenêtre contextuelle affiche automatiquement des informations complètes sur le client lorsque l'agent passe l'appel. Cela permet à l'agent d'offrir une expérience personnalisée à chaque client et de le valoriser.

-Gérez vos appels sortants en fonction du fuseau horaire : Cette fonction est particulièrement utile pour les entreprises qui opèrent dans plusieurs zones géographiques. Appeler vos prospects ou vos clients au mauvais moment ne contribue pas seulement à rendre l'expérience client négative, mais aussi à démotiver vos agents. Le logiciel de gestion des campagnes sortantes vous aide à créer des listes distinctes pour les différents fuseaux horaires, augmentant ainsi le retour sur investissement de vos campagnes sortantes.

-Ne passez pas à côté d'un seul client ou prospect : Lors de l'exécution manuelle de vos campagnes d'appels sortants, il est possible que vos agents passent à côté de clients qui ne répondent pas à vos appels en une seule fois. Cette possibilité est totalement éliminée dans le cas d'un système de gestion des campagnes d'appels sortants.

Ce système appelle automatiquement les clients qui n'ont pas décroché au départ. Vous êtes ainsi assuré de ne pas perdre un seul client.

Comment mettre en place un système de gestion des campagnes d'appels sortants ?

Vous devez maintenant avoir compris l'importance des campagnes d'appels sortants et les raisons pour lesquelles elles doivent être automatisées.

Voyons maintenant comment mettre en place un système de gestion des campagnes d'appels sortants pour votre entreprise.

Vous pouvez commencer à utiliser un système de gestion des campagnes sortantes de deux manières.

L'intégrer à votre système de gestion de la relation client (CRM) : Si vous utilisez déjà un système de gestion de la relation client (CRM) pour votre entreprise, vous pouvez commencer à utiliser un système de gestion des campagnes d'appels sortants en une seule étape. Il vous suffit d'intégrer les deux systèmes via une API.

Ensuite, il vous suffit de créer une nouvelle campagne avec les numéros de contact de tous les clients que vous souhaitez appeler. L'intégration du logiciel de gestion des campagnes sortantes à votre système de gestion de la relation client existant vous permet également d'automatiser les rappels des clients pour le renouvellement de leur adhésion et les recommandations de produits.

Téléchargez simplement votre feuille Excel: si vous travaillez déjà sur une campagne d'appels sortants ou si vous prévoyez d'en lancer une, vous devez disposer d'une feuille Excel contenant la liste des clients que vous souhaitez contacter. Il vous suffit donc de télécharger cette feuille Excel dans le logiciel de gestion des campagnes d'appels sortants.

Votre campagne est maintenant prête. Un composeur automatique composera automatiquement les numéros de contact figurant sur cette feuille, et les agents n'auront plus qu'à prendre les appels et à parler aux clients.

En outre, vous pouvez définir la procédure selon laquelle vous souhaitez que le logiciel de gestion des campagnes d'appels sortants passe les appels au nom de vos agents.

→ Vous pouvez laisser vos agents voir l'appel suivant sur la liste et les laisser décider s'ils veulent passer l'appel ou l'ignorer. Cette fonction est utile lors des appels de vente, lorsque les agents doivent faire des recherches entre deux appels.

→ Vous pouvez choisir de composer automatiquement le numéro suivant dans la liste, ce qui élimine le temps d'attente entre deux appels. La productivité des agents s'en trouve considérablement accrue.

Conseils rapides pour une campagne d'appels sortants réussie

→ La mise en place d'un système parfait n'est que le début de l'exécution de votre campagne d'appels sortants. Plusieurs autres facteurs doivent être pris en compte pour que votre campagne d'appels sortants soit couronnée de succès

→ Créez le bon script en fonction de l'objectif de votre campagne sortante. Si vous réalisez des études de marché ou des sondages, vous pouvez utiliser un script strict. Dans le cas des ventes, un script libre fonctionne mieux.

→ Choisissez les bons agents. Le travail exige de lire les scripts et de saisir des informations ; les agents doivent être attentifs aux détails et respecter les instructions et les directives. Si l'entreprise effectue des appels sortants pour réaliser des ventes, les agents doivent être plus flexibles, spontanés et réagir en fonction de la situation.

→ Créez les bons segments en fonction des fuseaux horaires, de l'objectif, des régions géographiques, de la taille de l'entreprise ou de tout autre critère requis. Cela vous permet d'analyser la façon dont chaque segment a répondu aux appels sortants et d'apporter des modifications en conséquence.

→Suivez tous vos appels sortants. Vérifiez si le client a décroché ou non, combien de temps a duré l'appel, quelle a été la réponse du prospect, la réponse était-elle en phase avec vos objectifs, le nombre d'appels passés et le nombre d'appels rebondis. Vous disposez ainsi d'indicateurs pour concevoir votre prochaine campagne d'appels sortants.

→Enregistrez vos appels si possible. Cela vous aide à analyser les performances de vos agents et vous donne une meilleure idée des demandes de vos clients. En outre, les enregistrements d'appels sont utiles pour la formation des nouveaux agents.

À retenir

Si vous voulez garder une longueur d'avance sur vos concurrents et atteindre tous vos clients avec succès, concevez une mise en œuvre adéquate de vos campagnes d'appels sortants. Il ne suffit pas d'organiser des campagnes d'appels sortants. Vous devez les exécuter parfaitement en utilisant un minimum de ressources et de temps. Le logiciel de gestion des appels sortants vous aide à atteindre cet objectif de la manière la plus simple possible.

Alors, êtes-vous prêt à optimiser au maximum vos campagnes d'appels sortants ? En savoir plus sur Ziwo Dialer